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Jeden Morgen werden dieselben Daten aus drei Dateien kopiert, anschließend in Excel aufbereitet und per E-Mail verschickt. Der Vorgang dauert 45 Minuten. Die eigentliche Frage lautet nicht zuerst, welches neue System benötigt wird, sondern warum diese Arbeit jeden Tag erneut manuell durchgeführt werden muss.
In vielen Betrieben läuft die Kennzahlenaufbereitung noch nach demselben Muster: Daten aus mehreren Quellen zusammensuchen, in ein Format bringen, verschicken – jeden Tag aufs Neue, mit demselben Zeitaufwand.
Bevor automatisiert wird, lohnt sich die Frage, woher die Daten wirklich stammen und ob der zugrunde liegende Prozess überhaupt stabil ist. Ein instabiler Prozess produziert auch automatisiert nur schneller unzuverlässige Zahlen.
Der Weg dorthin verläuft meist in kleinen Schritten: zunächst die Datenquellen vereinheitlichen, dann die Aufbereitung standardisieren, erst danach den Versand automatisieren. Diese Reihenfolge verhindert, dass ein instabiler Ablauf lediglich schneller falsch läuft.
Ist der Bericht einmal automatisiert, verschiebt sich die tägliche Arbeit von der reinen Datenbeschaffung hin zur eigentlichen Interpretation der Zahlen – dort, wo die Zeit tatsächlich einen Mehrwert bringt.
Nicht jeder Prozess muss automatisiert werden – ob sich der Aufwand lohnt, zeigt ein kurzes Gespräch.
Automatisierungspotenzial besprechen