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Welche Nachweise braucht die Erlaubnisbehörde, wer stellt sie aus und an wen gehen sie? Diese Seite ordnet die Unterlagen für Erlaubnis und Gemeinschaftslizenz – mit einer kostenlosen Excel-Vorlage zum Abarbeiten.
Für den gewerblichen Güterkraftverkehr mit Fahrzeugen über 3,5 t – und grenzüberschreitend bereits ab 2,5 t – verlangt das EU-Recht vier Voraussetzungen. Die Unterlagen belegen jeweils eine davon.
Mindesteigenkapital nach Art. 7 VO (EG) Nr. 1071/2009: 9.000 € für das erste und 5.000 € für jedes weitere Fahrzeug über 3,5 t. Werden ausschließlich Fahrzeuge zwischen 2,5 und 3,5 t eingesetzt, gelten 1.800 € bzw. 900 €. Die Excel-Vorlage rechnet einen Orientierungswert aus Ihrer Fahrzeugzahl; maßgeblich ist die Prüfung der Behörde.
„Allgemein“ heißt: bundesweit rechtlich vorgegeben bzw. in der Behördenpraxis übereinstimmend verlangt. „Je nach Behörde“ heißt: Die Rechtsgrundlage ist dieselbe, einzelne Behörden handhaben den Punkt aber unterschiedlich oder verlangen ihn zusätzlich.
| Nachweis | Betrifft | Ausstellende Stelle | Beschaffungsweg und Empfänger |
|---|---|---|---|
| Antragsformular der zuständigen Behörde Allgemein | Unternehmen | Erlaubnisbehörde | Aktuellen Vordruck direkt bei der Behörde anfordern; Vordrucke unterscheiden sich. |
| Handelsregisterauszug (falls eingetragen) Allgemein | Unternehmen | Registergericht | Über das Registerportal bzw. beim Registergericht; mit dem Antrag einreichen. |
| Führungszeugnis „zur Vorlage bei einer Behörde“ (Belegart O) Allgemein | Inhaber bzw. jede/r Geschäftsführer/in; Verkehrsleiter/in | Bundesamt für Justiz | Bei der Meldebehörde des Hauptwohnsitzes oder online beantragen. Empfängeranschrift und Verwendungszweck angeben – Versand direkt an die Behörde. |
| Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (Belegart 9) Allgemein | Unternehmen, Geschäftsführung, Verkehrsleitung | Bundesamt für Justiz | Bei der zuständigen Behörde oder online; Versand direkt an die Erlaubnisbehörde. |
| Eigenkapitalbescheinigung Allgemein | Unternehmen | Steuerberatung bzw. Wirtschaftsprüfung (je nach Behörde weitere Stellen) | Auf dem Vordruck der Behörde zu einem Stichtag. Kontoauszüge werden in der Praxis nicht als Ersatz akzeptiert. |
| Unbedenklichkeitsbescheinigungen Finanzamt und Gemeinde Allgemein | Unternehmen | Finanzamt, Stadtkasse bzw. Steueramt | Bei den Stellen anfordern. Das Höchstalter handhaben Behörden unterschiedlich (teils höchstens 3 Monate) – erfragen. |
| Unbedenklichkeitsbescheinigungen Krankenkasse und Berufsgenossenschaft Allgemein | Unternehmen | Krankenkasse/n, Berufsgenossenschaft | Bei den Trägern anfordern; ob jede Kasse nötig ist, mit der Behörde klären. |
| Bescheinigung der fachlichen Eignung (IHK) Allgemein | Verkehrsleiter/in | IHK | Vorhandene Fachkundebescheinigung; Form der Vorlage erfragen. |
| Verkehrsleitervertrag bzw. Beschäftigungsnachweis Allgemein | Unternehmen und Verkehrsleiter/in | Vertragsparteien | Mit Aufgaben nach Art. 4 VO 1071/2009; einzelne Behörden verlangen zusätzlich die Angabe der Entlohnung. |
| Auskunft aus dem Fahreignungsregister Je nach Behörde | Verkehrsleiter/in | Kraftfahrt-Bundesamt | Nur bei einzelnen Behörden; Online-Registerauskunft beim KBA. |
| Fahrzeugnachweise, USt-IdNr. Je nach Behörde | Unternehmen | Unternehmen bzw. Bundeszentralamt für Steuern | Nur bei einzelnen Behörden – erfragen. |
Tabelle seitlich wischen, um alle Spalten zu sehen.
Verzögerungen entstehen meist nicht durch fehlende, sondern durch falsch beschaffte Nachweise: Privatauskunft statt Behördenauskunft, falscher Empfänger oder ein Dokument, das bei Einreichung schon zu alt ist.
Zuständige Erlaubnisbehörde, aktueller Vordruck, Empfängeranschrift und Verwendungszweck für Registerauskünfte.
Eigenkapitalbescheinigung zum Stichtag, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Verkehrsleitervertrag.
Führungszeugnis und Gewerbezentralregister „zur Vorlage bei einer Behörde“ – direkt an die Behörde.
Vollständigkeit prüfen, Kopien ablegen, Eingang und Rückfragen mit Datum festhalten.
Welche Unterlagen im Einzelfall dazugehören, hängt von der Unternehmensform, der Verkehrsleitung und der zuständigen Behörde ab.
Gleiches Recht, unterschiedliche Praxis: Alle Erlaubnisbehörden in Deutschland arbeiten auf derselben Rechtsgrundlage. Bei Details gehen sie in der Praxis aber unterschiedlich vor. Beispiele: Manche Behörden behalten das Original-Führungszeugnis in der Akte, andere verlangen Bescheinigungen, die höchstens drei Monate alt sind. Einige akzeptieren die Eigenkapitalbescheinigung nur von Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung, andere auch von Banken. Teilweise werden zusätzlich eine Auskunft aus dem Fahreignungsregister, Fahrzeugnachweise oder – bei räumlicher Entfernung des externen Verkehrsleiters – eine Stellungnahme zur tatsächlichen Leitung verlangt. Fragen Sie die Vorgaben Ihrer Behörde deshalb vorab schriftlich ab.
Drei Lkw über 3,5 t, eine Geschäftsführerin, ein externer Verkehrsleiter. Die Behörde sitzt in einem anderen Landkreis als der Verkehrsleiter.
Unternehmensprofil, Unterlagencheck mit Ebene und Quelle je Nachweis, Aufgaben & Termine, Quellen & Hinweise sowie ein fiktives Beispiel. Statusauswahl, Filter, fixierte Überschriften und Terminhinweise – ohne Makros.
Ergänzend erklärt der Unterlagen-Kompass (PDF, 351 KB) die Abgrenzung zu PQ KEP und Anbieterverzeichnis.
Die Vorlage ist eine organisatorische Arbeitshilfe – keine amtliche Checkliste und keine Rechtsberatung. Sie sagt weder eine Erlaubnis noch Vollständigkeit zu. Über den Antrag entscheidet allein die zuständige Behörde.
Fachlicher Quellenstand: Oktober 2026. Beispiele aus der Behördenpraxis sind anonymisiert und gelten nicht für jede Behörde. Anforderungen können sich ändern und hängen von Verfahren, Ausgangslage und zuständiger Stelle ab. Weiterlesen: EU-Lizenz einfach erklärt · Was bedeutet finanzielle Leistungsfähigkeit?
Sie tun sich mit den Unterlagen schwer oder die Abstimmung mit der Behörde stockt? TQS sortiert Ihre Unterlagen, koordiniert die Beschaffung mit Ihnen und Ihrer Steuerberatung und übernimmt auf Basis Ihrer Vollmacht die Kommunikation mit der Erlaubnisbehörde, soweit die Behörde dies zulässt. Das ist auch ohne Verkehrsleitermandat möglich; auf Wunsch zusätzlich mit externer Verkehrsleitung.
Vergütung: individuelles Angebot nach kurzer Abstimmung Ihrer Ausgangslage. Behördengebühren sind davon getrennt.